Sposoby, żeby pracować wydajniej

Jeśli chcesz rozwinąć swój biznes, blog, lub pasję trzeba to jakoś wcisnąć w dobę. Tylko jak? W końcu jest tyle innych obowiązków (i przyjemności), które tylko czyhają żeby pożreć cały Twój czas. Dziś więc będzie o tym, jak pracować wydajniej i nie zwariować. Bo umówmy się, nie sztuką jest pracować jak robot a potem po prostu paść i zniweczyć wszystkie swoje dotychczasowe działania. Trzeba podejść do tematu z wyczuciem 🙂 A więc:

Określ cele

Żeby pracować wydajniej warto wiedzieć nad czym tak naprawdę się pracuje. Brzmi dziwacznie, ale zastanów się:

• czy masz tak naprawdę określony cel do którego dążysz,
• czy jest określony poprawnie i
• czy faktycznie jest to cel który Ci się podoba na tyle żeby o niego zawalczyć.

Niby banał, ale jeśli nie masz celu i strategii, to po prostu będziesz kręcić się w kółko w nadziei, że jakoś to będzie. Nieważne jak fantastyczny system produktywności poznasz i wdrożysz, będziesz po prostu szybciej kręcić się w kółko. Właśnie dlatego określenie celu jest kluczowe i od tego warto w ogóle całą przygodę zacząć. Więcej o celach pisałam tutaj, i serdecznie Cię tam zapraszam zanim przejdziesz dalej.

Jeszcze jedna sprawa odnośnie celów – szczególnie tych biznesowych. Jeśli chcesz je zrealizować, zapomnij o ustalaniu takich całorocznych. Więcej o tym pisałam już w podlinkowanym tekście, ale w skrócie chodzi o to, że taki roczny cel jest zbyt rozległy i nie motywuje. Dodatkowo rok w biznesie, szczególnie w biznesie online, to jest wieczność. Tutaj lata trzeba liczyć tak, jak psie, czyli 1 rok online = 7 lat “normalnego” życia. Przez ten rok wszystko może wywrócić się do góry nogami, dlatego zamiast celów rocznych proponuję ustalenie takiego na 3 miesiące. Po 3 miesiącach sprawdzasz sytuację i ustalasz kolejny cel. I tak zamiast 1, w ciągu roku osiągasz 4. 

W kontekście oszczędzania czasu i wydajniejszej pracy ustalenie celu jest też ważne dlatego, że jeśli po prostu nagle dostaniesz wolną godzinę ekstra na pracę nad biznesem, a nie będziesz mieć żadnego planu, prawdopodobnie nie wykorzystasz jej efektywnie. Tak więc proszę nie płakać pod nosem tylko zacząć od podstaw 🙂

Opracuj strategię

Cel już jest, teraz pora na strategię. Tak po ludzku: co potrzebujesz zrobić, żeby ten swój cel osiągnąć? Wypisz sobie listę zadań, najlepiej od razu z podziałem na jednorazowe (np. wykupienie domeny i hostingu) i powtarzające się (np. odpowiadanie na ogłoszenia). Spróbuj zrobić ją jak najdokładniej, umieszczając wszystkie zadania i etapy prowadzące do celu. To ma być taka lista do odhaczania 🙂 Wypisz też, czego potrzebujesz: materiałów, wiedzy, pomocy fachowca…? Dzięki temu od razu zobaczysz, czego Ci brakuje i masz czas i możliwości żeby np. wpisać sobie to w budżet czy poszukać odpowiedniego źródła wiedzy.

Sprawdź, gdzie spędzasz czas

Po takim spisaniu całego planu powinnaś mieć już wstępną listę zadań, która pewnie Cię przeraża i wymaga pracy 28h/dobę. Tak przynajmniej wyglądało to u mnie. Z drugiej strony czasu na realizację nie ma zbyt dużo, trzeba więc zobaczyć z jakich czeluści doby można go odzyskać (odpowiedzią NIE JEST mniej snu!).

Zacznijmy od ustalenia jak teraz spędzasz czas. Pewnie wywracasz właśnie oczami, bo heloł, przebywam ze sobą całą dobę i chyba wiem co robię, prawda?! Też tak kiedyś myślałam, okazało się jednak, że wiedzieć a myśleć że wiesz to są dwie zupeeeełnie inne rzeczy. Dlatego właśnie proszę Cię, żebyś nie pomijała tego kroku. Proponuję eksperyment: przez tydzień używaj programu do śledzenia tego, jak spędzasz czas, i zapisuj tam dokładnie wszystko. Polecam do tego aplikację Toggl (jest darmowa) – można jej używać na komputerze, jest też aplikacja na smartfony. Po tygodniu powinnaś mieć piękny wykres tego, co i jak długo robisz. Tydzień to takie minimum, żeby eksperyment przyniósł miarodajne rezultaty – dzięki temu zahaczysz o różne dni i aktywności oraz weekend, wyrobisz sobie też mam nadzieję nawyk zapisywania wszystkiego i oswoisz się z tym systemem. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zapisywać wszystko przez dłuższy okres – wtedy wyniki powinny być jeszcze bardziej miarodajne. Ze swojej strony polecam jednak nie zatrzymywać się na tym etapie nie wiadomo jak długo, za to ustalić sobie taką tygodniową powtórkę raz na jakiś czas, żeby skontrolować co tam się u Ciebie dzieje w życiu i jak długo trwa.

Kiedy wykres Twojego tygodnia będzie już gotowy, pora na analizę. Czy widzisz coś, co można łatwo wyrzucić, zminimalizować lub oddelegować? Być może część obowiązków mógłby przejąć np. Twój partner? A może coś możesz robić inaczej żeby zaoszczędzić trochę czasu? Może dasz radę ograniczyć oglądanie seriali czy przeglądanie Facebooka i ten czas przeznaczyć na pracę? Na pewno patrząc na swój wykres przychodzą Ci do głowy jakieś pomysły. Z mojej strony powiem tylko, że warto jest patrzeć szeroko i podejść do zadania kreatywnie.

Taki eksperyment przyda się też, jeśli pracujesz jako freelancer, a cenę ustalasz także na podstawie czasu, jaki przeznaczasz na dany projekt. Nagle okazuje się, że np. korespondencja z klientem, poprawki, szukanie klientów czy rozliczanie wszystkiego to nie są takie pomijalne sprawy i warto to uwzględnić w cenie.

Ustal priorytety

Ustalenie co jest tak naprawdę ważne i przyniesie najlepsze rezultaty jest kluczowe – pisałam już o tym i będę to podkreślać bo niestety odczułam to mocno na własnej skórze. Bardzo długo biegałam od pożaru do pożaru i byłam na każde zawołanie, przez co nie miałam czasu na zajęcie się tym, co ważne, a pilnych spraw wcale nie ubywało, ba, było ich coraz więcej! Jedną z rzeczy, które mi pomogły była matryca zarządzania czasem z książki “7 nawyków skutecznego działania” Stephena Coveya (link partnerski). Polega to na tym, że najpierw właśnie patrzysz, jak spędzasz czas. Możesz go spędzać w jednej z 4 ćwiartek:

Jak widzisz, zadania dzielą się na:

• pilne i ważne (ćwiartka I)
• pilne i nieważne (ćwiartka III)
• niepilne i ważne (ćwiartka II)
• niepilne i nieważne (ćwiartka IV).

Idealnie by było większość czasu spędzać w ćwiartce II, bo wtedy wciąż się rozwijasz, dostrzegasz i zapobiegasz pożarom zanim się rozwiną. To właśnie w tej ćwiartce biegają jednorożce i rozdają całusy oraz złote karty kredytowe. Problem z nią jest taki, że ciężko się do tej ćwiartki przebić kiedy zalewają Cię pilne sprawy oraz to, że trzeba umieć ustalić co jest tak naprawdę ważne i mieć odwagę i determinację żeby się tym zająć (heloł, prokrastynacja!).

Sprawdź sobie, w której ćwiartce obecnie spędzasz najwięcej czasu. U mnie była to ćwiartka I (pilne i ważne) a potem z powodu wyczerpania ćwiartka IV (niepilne i nieważne). Dzięki temu byłam cały czas zestresowana (zrób wszystko na wczoraj!) i przemęczona, więc w wolnym czasie najchętniej nie robiłabym nic. Raczej kiepskie warunki do rozwoju. Mam nadzieję, że u Ciebie wygląda to lepiej!

Tutaj taka pusta tablica do pobrania – możesz jej użyć do sprawdzenia, jak wyglądało to u Ciebie dotychczas oraz do planowania nowych zadań i sprawdzania, czy zajmujesz się tym, co trzeba. Nie musisz robić tego przy każdym planowaniu tygodnia/miesiąca, ale znów – warto od czasu do czasu skontrolować, czym się zajmujesz. Tym razem dobrze by było gdybyś użyła jej do sprawdzenia, w której ćwiartce Ty spędzasz czas i co jeszcze możesz zmienić/wyrzucić ze swojego dnia żeby zrobić tam więcej miejsca na to, co ważne. Możesz albo porozdzielać konkretne czynności ze swojego tygodniowego wykresu albo np. zsumować tylko czas, który poświęcasz na każdą kategorię obecnie i wpisać do tabelki tylko konkretnie ile czasu spędzasz w której ćwiartce.

Sprawdź też jeszcze raz swoją listę zadań do celu – czy są tam pozycje, które naprawdę Cię do niego przybliżą i dadzą realne rezultaty? To szczególnie ważne także dlatego, że lubimy znajdować sobie działania zastępcze. Coś bezpiecznego, jak np. dopracowywanie grafiki na stronę czasem kusi bardziej od wysłania oferty do potencjalnego klienta. Tylko pytanie – co bardziej wpłynie na Twój biznes? Postaraj się zrobić taką selekcję, tak żeby swój cenny czas przeznaczać na to, co najważniejsze – w końcu zgodnie z zasadą Pareto 20% tego co robisz przyniesie 80% wyników. Jeśli chcesz się szybciej rozwijać warto mieć świadomość tego, czym u Ciebie jest te 20%.

Do pozostałych pozycji wypisz sobie czas, jaki zajmie Ci wykonanie każdej z nich. Możesz posiłkować się swoim wykresem, jeśli już coś podobnego robiłaś, lub wpisać czas orientacyjnie a potem poprawić dane na następny raz. Ważne: jeśli coś zajmie Ci dużo czasu (np. zaplanowanie nowej kolekcji w sklepie), podziel to sobie na mniejsze zadania – inaczej nigdy nie zajmiesz się takim wielkim projektem, bo raczej nie znajdziesz 12 godzin naraz na pracę. Spowoduje to tylko przygnębienie, przytłoczenie i poczucie winy że się za coś nie zabierasz. Za to jeśli podzielisz to na jasne, mniejsze kroczki, będzie łatwiej po prostu siąść i jeden z tych kroczków wykonać, popychając cały projekt do przodu.

Zaplanuj czas na pracę

Dobrze. Powinnaś już wiedzieć, co i ile czasu robisz, gdzie można uszczknąć trochę czasu oraz mieć całkiem fajną listę zadań wraz z szacowanym czasem wypełnienia kolejnych pozycji. To znaczy że mamy już podstawy, teraz pora na mięsko. Znów działamy zgodnie z zasadą, że kiedy nie planujesz, robisz to, co pilne – a pilne rzadko kiedy jest ważne. No to planujemy! Wytłumaczę na przykładzie planowania tygodniowego, jeśli Ty planujesz w inny sposób, śmiało dostosuj tę metodę do siebie.

Krok 1

Każdego tygodnia poświęć około 20-30 min na zaplanowanie kolejnych 7 dni. Zacznij od wpisania tego, co musi się tam znaleźć i jest niezbędne – na przykład praca i dojazd do niej, gotowanie, wizyta na siłowni itp. – dla każdego będzie to co innego. Tutaj znów przyda Ci się wykres tego co i jak długo zwykle robisz i już okrojona, ulepszona wersja.

Krok 2

Zaplanuj sobie (i wpisz do kalendarza!) czas tylko na zajęcie się swoim biznesem – przynajmniej raz w tygodniu. Ważne, żeby było to w miarę o tej samej porze co tydzień, przynajmniej 2 godziny (lepiej więcej, ale wiadomo że czasami jest jak jest), kiedy skupiasz się tylko i wyłącznie nad tym, co masz do zrobienia. Żadnych powiadomień, rodziny wpadającej na chwilę, Facebooka itp. Tylko Ty i skupiona praca. Wpisz sobie to do kalendarza, daj znać komu trzeba i działaj! Być może będziesz potrzebowała taki czas wyznaczyć sobie w weekendy, wstać wcześniej lub pójść spać później lub jeszcze inaczej wpasować ten blok czasu w swój dzień, ale ważne żeby potraktować to poważnie – tak jak pracę czy wizytę u lekarza.

Krok 3

Nauczyłam się go od Debory z tego filmiku – wcześniej stosowałam coś podobnego intuicyjnie, ale jednak świadome stosowanie to zupełnie inna bajka 🙂 Polega to na tym, że zerkasz na swój już wypełniony kalendarz i sprawdzasz, gdzie jeszcze masz wolne chwile. Na przykład wiesz, że praca i dojazd z pracy zajmą Ci tyle a tyle czasu, potem czeka Cię obiad itp., więc na zadania okołobiznesowe możesz poświęcić tylko powiedzmy godzinę dziennie. A skoro godzina, to zerkasz na listę zadań i patrzysz, co w tym czasie możesz zdziałać.

Tak samo widzisz, że między jednym obowiązkiem a drugim masz 15 minut – znów możesz zerknąć na swoją listę i wpisać konkretne zadanie które uda Ci się wykonać w tym czasie. Dlatego też właśnie tak Cię zachęcałam do dzielenia dużych zadań na mniejsze – umożliwia to zjedzenie słonia po kawałku (tak smakuje najlepiej).

Ulepszenie systemu

Kilka wskazówek, jak jeszcze bardziej ulepszyć całość, żeby pracować wydajniej i mieć więcej czasu:

Social media

Jednym z największych pożeraczy czasu są social media. Przy prowadzeniu bloga czy biznesu są niezbędne, więc nie da się ich tak po prostu wyrzucić z życiorysu. Proponuję tutaj technikę (i aplikację) Pomodoro. Czyli ustawiasz sobie jednego “pomidorka” który trwa 25 min i to jest Twój czas na odpowiedzenie na komentarze, interakcje itp. Dzięki takiemu ograniczeniu ja przynajmniej od razu przechodzę do rzeczy i nie przesuwam po prostu bezmyślnie myszką. Pomaga też w ograniczeniu ilości stron, które komentujesz i obserwujesz oraz grup, w których się udzielasz.

Oczywiście w razie potrzeb możesz ustalić dla siebie inny czas, w zależności od ilości miejsc które musisz odwiedzić, ilości komentarzy itp. Ważne, żeby mieć właśnie takie ograniczenie i dać sobie troszkę mniej czasu, niż faktycznie jest potrzebne. Poza tym social media czy odpowiadanie na komentarze na blogu to jedno z tych zadań, które całkiem fajnie robić “w locie” – czyli np. w komunikacji miejskiej czy w kolejce na poczcie. Dzięki temu w domu, kiedy masz większe szanse się skupić i masz dostęp do komputera, możesz ten czas wykorzystać na inne zadania.

Planowanie postów też może okazać się pomocne. Dzięki temu raz na – powiedzmy – tydzień planujesz co chcesz przekazać i potem tylko o odpowiedniej porze samo się publikuje lub dostajesz powiadomienie żeby nacisnąć kilka przycisków i post gotowy. Kiedyś byłam temu przeciwna, bo jak to tak, zero spontaniczności, relacji w tym! Wszystko powinno być publikowane w danym momencie i być szczere i ja nie wiem jak bardzo cynicznym trzeba być żeby tak sobie planować to, co chcesz powiedzieć za tydzień! Phi!

Teraz już zmądrzałam – dzięki temu, że planujesz, możesz od razu “na fali” napisać posty/newsletter promujące Twój najnowszy wpis na blogu czy produkt – dzięki temu moim zdaniem wychodzą właśnie bardziej naturalnie. Oszczędzasz też czas bo robisz wszystko hurtowo i nie ma takich głupich przerw kiedy jesteś zbyt zaganiania lub nie masz weny i przez 3 tygodnie nie piszesz nic. A co do spontaniczności i relacji – właśnie dzięki planowaniu masz potem każdego dnia czas żeby podtrzymywać relacje zamiast głowić się nad tym, co napisać. Nic nie stoi też na przeszkodzie żeby dodać jakiś wcześniej nieplanowany post 🙂 Plan można zmienić, ale warto go mieć.

Grupowanie podobnych zadań

Grupowanie podobnych zadań powinno być Twoim przyjacielem. Tak jak w przypadku zaplanowania postów w mediach społecznościowych, tak i w przypadku innych zadań pozwala to na złapanie wiatru w żagle i bardziej efektywne wykorzystanie czasu. Wiesz że przeskakiwanie z zadania na zadanie jest jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić dla swojej produktywności? Jeśli w jednej chwili piszesz artykuł a w drugiej sprawdzasz maila, po czym znów wracasz do pisania ale dostajesz powiadomienie w telefonie i lądujesz na 5 minut na instagramie… Twoja produktywność może spaść nawet o 40%. Tutaj artykuł na ten temat (po angielsku) z kilkoma kolejnymi poradami, w którym też podlinkowane jest badanie, z którego zaczerpnęłam te dane. Warto więc wykorzystać te dane na swoją korzyść i postarać się jak najbardziej zgrupować swoje zadania. Jeśli np. masz do wykonania grafiki na ten i przyszły tydzień, zrób je w miarę możliwości za jednym zamachem – jeden raz otwierasz program, edytujesz, zapisujesz i gotowe. Tak samo ze zdjęciami – jeśli potrzebujesz zrobić takie na social media i do sklepu internetowego – też postaraj się zrobić je tego samego dnia. Dzięki temu tylko raz potrzebujesz wyciągnąć i schować cały sprzęt, możesz obrobić je za jednym zamachem i jesteś wolna od brzydkiej pogody i światła w następnych dniach. Są ludzie, którzy praktykują tematyczne dni i bardzo sobie to chwalą – czyli np. jednego dnia zajmują się księgowością, innego pracą z klientami itp. Jeśli możesz sobie na to pozwolić to też warto taką opcję rozważyć 🙂

Cisza i spokój

Inne badanie na temat produktywności mówi z kolei, że przeskakiwanie z jednego zadania na drugie kosztuje za każdym razem nawet do 25 minut, bo tyle potrzebuje mózg żeby znów w pełni się na czymś skupić. Tak naprawdę tylko kilka procent ludzi potrafi “bawić się” w multitasking, więc jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że nie jesteś jednym z nich. Poruszam ten temat po to, żeby zachęcić Cię do zajmowania się tylko jedną sprawą naraz i nie przeskakiwania z karty na kartę w przeglądarce. Szczególnie podczas swoich dwóch (lub więcej) godzin dla biznesu w tygodniu postaraj się skupić się tylko na tym, co masz zaplanowane. Wyłącz telefon i powiadomienia, nie otwieraj maila, w miarę możliwości poproś rodzinę żeby Cię w tym czasie nie rozpraszali. W tym przypadku odradzam też technikę Pomodoro którą tak często się poleca – będzie to kolejny rozpraszacz. Jeśli siedzisz kilka godzin – jasne, zrób sobie przerwę i poruszaj się, ale jeśli jest to tylko krótki czas który możesz poświęcić raz w tygodniu to warto sobie zaplanować gimnastykę po, dodatkowo.

Kilka narzędzi, które mogą Ci się przydać:

• Wspomniany już wcześniej Toggl do sprawdzenia, jak spędzasz czas
• Asana, Trello lub Nozbe do tworzenia listy zadań (lub jakakolwiek inna aplikacja, która Ci pasuje)
• Papierowy planner – często na papierze łatwiej się myśli i planuje a także nie ma tylu rozpraszaczy co na ekranie.
• Pomodoro – żeby nie siedzieć zbyt długo w social mediach
• FB feed eradicator – darmowa wtyczka do Chrome, która tymczasowo zablokuje Ci tablicę na Facebooku, żeby nie kusiła
• Station – darmowa aplikacja, która pozwoli Ci mieć najczęściej używane programy (np. gmail, dysk google, asana, canva…) w jednym miejscu i może ograniczyć przerzucanie się między zakładkami.
• “7 nawyków skutecznego działania” Stephena Coveya (link partnerski) – do ustalania priorytetów i nie tylko.

Nie daj się zwariować

Pamiętaj, że to system jest dla Ciebie, a nie Ty dla systemu. Nie musisz robić wszystkiego na 100% – nawet to odradzam. Zaplanuj sobie czas na wypoczynek, nie wypełniaj swoich dni co do minuty. Szczególnie uważaj z 3 krokiem systemu, łatwo tu przesadzić. Pamiętaj, że większa produktywność to nie jest dłuższe siedzenie, bycie wiecznie zajętym i zestresowanym i wyrabianie kolejnych targetów. Wydajniejsza praca to mądrzejsza praca, ma służyć do takiego rozplanowania wszystkiego i wykonania najważniejszych zadań, żebyś miała czas na odpoczynek i na to co lubisz. Czas wolny też jest ważny i nie zapomnij wpisać go w swój plan! Pamiętaj także o buforach czasowych – możesz sobie wpisać w kalendarz że idealnie skończysz projekt w piątek, ale nie ustalaj tego jako dzień odbioru projektu przez klienta, bo wystarczy że zadzieje się życie i kicha.

Czasami też warto pogodzić się z tym, że Twoje priorytety są w tym momencie inne i nie uda Ci się poświęcić swojemu biznesowi tyle czasu, ile byś chciała. Zastanów się wtedy, czy dasz radę się w ogóle za to zabrać i robić minimum. Jeśli tak, nie denerwuj się i nie obwiniaj jeśli nie idzie tak szybko, jakbyś chciała. To znaczy, że masz ważniejsze sprawy w soim życiu w tej chwili i to jest okay! Nie da się robić wszystkiego naraz. Dostosuj swój plan do siebie teraz i działaj! 🙂